Checklist de documentos de importação e exportação

Para que serve: autoriza a empresa a operar no comércio exterior. A modalidade (expressa, limitada ou ilimitada) define quanto ela pode importar por semestre.

Dica: peça com antecedência, pelo sistema Habilita da Receita Federal. Se a empresa passar mais de 12 meses sem operar, fica sujeita à desabilitação automática.

Para que serve: autoriza o despachante a registrar as declarações e acompanhar o despacho em nome da empresa.

Dica: o credenciamento é feito no Portal Único Siscomex, módulo Cadastro de Intervenientes, com certificado digital (e-CPF). Pode ser feito por um sócio ou dirigente com poderes para representar a empresa (o cadastrador sócio-dirigente) ou por um empregado a quem ele tenha delegado essa tarefa, com procuração de plenos poderes (o cadastrador delegado). Deixe pronto antes de a carga chegar.

Para que serve: define as alíquotas de II e IPI, as licenças exigidas, os dados pedidos no Catálogo de Produtos e se há redução de imposto em acordo comercial.

Dica: classifique antes de fechar a compra: uma NCM errada muda o custo e pode gerar multa. Comece pela consulta de NCM; na dúvida, a empresa pode fazer uma consulta formal à Receita Federal.

Para que serve: registra no Portal Único os dados do fornecedor e do fabricante (o chamado operador estrangeiro), que ficam ligados aos produtos do catálogo.

Dica: peça ao fornecedor nome e endereço completos e, se houver, o número de identificação fiscal dele no país (TIN). Os dados devem bater com os da fatura.

Para que serve: guarda a descrição, a NCM e os atributos técnicos de cada produto. A DUIMP e os pedidos de licença (LPCO) usam esses dados.

Dica: descreva o produto como ele é de fato, com todos os atributos exigidos para a NCM. Só os gestores do catálogo designados pela empresa podem cadastrar e alterar produtos.

Para que serve: é a autorização do órgão responsável pela mercadoria. Na DUIMP, é pedida no módulo LPCO (Licenças, Permissões, Certificados e Outros Documentos) do Portal Único; no fluxo antigo, pela LI (licença de importação).

Dica: consulte o tratamento administrativo da NCM antes de comprar. Algumas licenças precisam estar deferidas antes do embarque no exterior; embarcar sem elas pode gerar multa e atrasos.

Para que serve: os tributos federais da DUIMP são debitados automaticamente de uma conta cadastrada no Pagamento Centralizado de Comércio Exterior (PCCE), no Portal Único.

Dica: a empresa autoriza o débito no banco e depois cadastra a conta no Portal Único. Sem pelo menos uma conta autorizada, a DUIMP não é registrada. Tenha saldo no dia do registro.

Para que serve: comprova a compra: o que foi vendido, por quem, por quanto e em que condições. É a base do valor aduaneiro.

Dica: a fatura proforma serve para negociar e pedir licenças, mas não substitui a fatura comercial. Emendas e ressalvas precisam ser autenticadas pelo exportador. Confira se descrição, quantidades e valores batem com o conhecimento de embarque e o packing list.

Para que serve: detalha o conteúdo de cada volume: quantidades, pesos, medidas e marcações. Orienta a conferência física e a armazenagem.

Dica: peso bruto, peso líquido e número de volumes devem bater com a fatura e com o conhecimento de embarque. Divergências chamam a atenção na conferência.

Para que serve: é o contrato de transporte e a prova de posse ou propriedade da mercadoria (art. 554 do Regulamento Aduaneiro). A declaração é vinculada a ele: ao CE Mercante no marítimo e ao AWB ou CRT no sistema CCT. Quando a carga chega, o terminal registra a presença de carga.

Dica: confira no rascunho (draft) se o consignatário é a sua empresa, com o CNPJ correto. Na DUIMP marítima, o registro pode ser feito antes da chegada do navio, e o canal de conferência pode ser revelado ainda sobre águas; no canal verde, o desembaraço também pode sair antes da chegada.

Para que serve: prova que a mercadoria cumpre as regras de origem do acordo. Sem essa prova válida, paga-se a alíquota cheia.

Dica: cada acordo tem modelo, validade e regras próprios. No Mercosul, vale o certificado de origem emitido por entidade habilitada, inclusive o digital. A declaração de origem do próprio exportador só vale se o país dele já a adotou: Argentina a partir de 26/09/2026 e Uruguai a partir de 01/10/2026 (confira na Receita Federal). No acordo Mercosul–União Europeia, em vigor desde maio de 2026, o exportador europeu declara a origem na fatura ou em outro documento comercial. Confira antes do embarque: um erro no documento pode derrubar o benefício.

Para que serve: documentos emitidos no país de origem que atestam condições exigidas pelo Brasil, como o certificado fitossanitário (vegetais), o certificado sanitário internacional (produtos de origem animal) e certificados de análise.

Dica: as exigências variam por produto e por país. Envie ao fornecedor, antes do embarque, a lista do que o órgão anuente pede: um certificado faltando ou com dados diferentes da fatura pode travar a liberação.

Para que serve: a madeira precisa ter passado por tratamento fitossanitário aprovado e trazer a marca IPPC. A presença de embalagem de madeira é declarada ao Ministério da Agricultura (MAPA), que fiscaliza.

Dica: peça ao fornecedor paletes com a marca IPPC, ou de plástico ou de madeira processada (como compensado e aglomerado), que ficam fora dessa regra. Embalagem irregular pode ter de ser devolvida ao exterior ou destruída.

Para que serve: o valor aduaneiro soma a mercadoria, o frete até o porto, aeroporto ou ponto de fronteira de entrada, os gastos de carga, descarga e manuseio até ali e o seguro (art. 77 do Regulamento Aduaneiro). É sobre ele que se calculam os tributos.

Dica: em compras EXW, FCA ou FOB, guarde a fatura do frete e a apólice ou averbação do seguro. Em CIF ou CIP, esses custos já estão no preço e a fatura deve indicar o custo do transporte. Despesas feitas no Brasil e destacadas não entram. Veja os Incoterms e estime os tributos no simulador.

Para que serve: a declaração reúne os dados da operação e passa pela análise de risco da Receita, que define o canal: no verde, o desembaraço é automático; no amarelo, a fiscalização confere os documentos; no vermelho, os documentos e a mercadoria.

Dica: na DUIMP, os documentos que instruem a declaração são anexados em formato digital no Portal Único. Tenha fatura, packing list e conhecimento de embarque digitalizados e legíveis para responder rápido a qualquer exigência.

Para que serve: o Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante (8% do frete na navegação de longo curso) e a Taxa de Utilização do Mercante são pagos pelo consignatário no sistema Mercante.

Dica: o pagamento, ou o reconhecimento de isenção ou suspensão, precisa estar resolvido antes de a Receita autorizar a entrega da carga.

Para que serve: a mercadoria só é entregue depois do pagamento do ICMS ou da comprovação de que ele não é devido, conforme as regras do estado.

Dica: na DUIMP, a declaração do ICMS é feita no Portal Único ou no sistema da Secretaria da Fazenda, conforme o estado. Se a empresa tem benefício fiscal estadual, confirme que ele se aplica à operação antes do registro.

Para que serve: registra a entrada da mercadoria importada na empresa e acompanha o transporte do terminal até o destino.

Dica: monte a nota com os valores da declaração (valor aduaneiro, tributos e despesas aduaneiras) para que tudo bata na escrituração.

Para que serve: autoriza a empresa a operar no comércio exterior. Os limites das modalidades valem só para importação: para exportar, não há limite de valor.

Dica: o pedido é feito no sistema Habilita da Receita Federal. Se a empresa passar mais de 12 meses sem registrar operações de comércio exterior (importação ou exportação), fica sujeita à desabilitação automática.

Para que serve: autoriza o despachante a registrar a DU-E e acompanhar o despacho em nome da empresa.

Dica: o credenciamento é feito no Portal Único Siscomex, módulo Cadastro de Intervenientes, com certificado digital (e-CPF). Pode ser feito por um sócio ou dirigente com poderes para representar a empresa (o cadastrador sócio-dirigente) ou por um empregado a quem ele tenha delegado essa tarefa, com procuração de plenos poderes (o cadastrador delegado).

Para que serve: identifica o produto e define se há licença, incentivo ou tratamento especial na exportação. Os 6 primeiros dígitos seguem o Sistema Harmonizado, usado também pelo país de destino.

Dica: alinhe a classificação com o importador: diferenças nos 6 primeiros dígitos geram dúvidas na aduana de destino. Use a consulta de NCM.

Para que serve: é a autorização do órgão anuente (MAPA, Anvisa, Ibama, Exército, CNEN, ANP, Decex, entre outros), pedida no módulo LPCO do Portal Único e vinculada à DU-E.

Dica: consulte o tratamento administrativo da NCM antes de fechar a venda. Cada modelo de LPCO informa os dados exigidos, o prazo de validade e se serve para mais de uma DU-E.

Para que serve: os dados de exportador, importador e mercadorias da DU-E vêm da NF-e, pela integração do Portal Único com o Sped (art. 10 da IN RFB nº 1.702/2017).

Dica: emita antes de registrar a DU-E. Cada nota só pode instruir uma DU-E, e cada item da nota vira um item da declaração. A unidade tributável deve ser a unidade estatística da NCM, senão a nota é rejeitada. Se a venda for para uma trading, você emite a nota de remessa com fim específico de exportação e a trading emite a de exportação.

Para que serve: documenta a venda internacional: partes, mercadoria, preço, Incoterm e condições de pagamento. A DU-E se baseia na nota fiscal, mas é com a fatura que o importador faz o despacho no destino.

Dica: use os mesmos dados da NF-e e da DU-E (descrição, quantidades, valores e Incoterm). Confira as exigências do país de destino: alguns pedem informações específicas ou legalização da fatura.

Para que serve: detalha o conteúdo de cada volume: quantidades, pesos, medidas e marcações.

Dica: pesos e volumes devem bater com a NF-e, a fatura e o conhecimento de embarque.

Para que serve: prova que o produto é originário do Brasil pelas regras do acordo. O certificado preferencial é emitido por entidades habilitadas pela Secex; nos acordos que permitem, o próprio exportador declara a origem (autocertificação).

Dica: confira a regra de origem do produto no acordo antes de emitir. No Mercosul–União Europeia, a declaração de origem vai na fatura ou em outro documento comercial. Certificados não preferenciais, quando o importador pede, seguem as regras do país de destino.

Para que serve: atestados pedidos pelo país de destino, como o certificado fitossanitário (vegetais) e o certificado sanitário internacional (produtos de origem animal), emitidos pelo Ministério da Agricultura, além de certificados de análise, de fumigação e outros.

Dica: confirme com o importador, antes de fechar a venda, tudo o que a aduana e os órgãos sanitários do destino pedem. Muitos certificados dependem de inspeção antes do embarque.

Para que serve: a maioria dos países exige que a madeira de embalagem tenha tratamento fitossanitário aprovado e a marca IPPC.

Dica: compre paletes de empresa credenciada, com a marca IPPC visível, ou use plástico ou madeira processada.

Para que serve: o Incoterm define até onde vão os custos e os riscos do exportador. O que foi combinado precisa aparecer na fatura.

Dica: nos Incoterms 2020, o CIF exige seguro mínimo de cobertura restrita (cláusulas C do Institute Cargo Clauses) e o CIP, de cobertura ampla (cláusulas A). Veja os Incoterms.

Para que serve: a exportação precisa ser vinculada ao ato concessório na DU-E para comprovar o compromisso de exportar assumido no regime.

Dica: informe o ato concessório já no registro da DU-E e acompanhe o saldo e o prazo do regime.

Para que serve: é a declaração que ampara o despacho de exportação. Depois do registro, o terminal recepciona a carga, a DU-E passa pelo canal de conferência, é desembaraçada e, após o embarque, averbada, o que confirma a saída do país.

Dica: se a DU-E cair em canal diferente do verde, a fiscalização pede os documentos em formato digital. Acompanhe até a averbação e guarde a DU-E averbada com a NF-e: é a prova de que a mercadoria saiu do Brasil.

Para que serve: é o contrato de transporte e o recibo da carga. O importador precisa dele para retirar a mercadoria no destino.

Dica: confira o rascunho (draft) antes da emissão: consignatário, notify, descrição, pesos e volumes iguais aos da fatura e do packing list. Combine com o importador se o BL será original, liberado eletronicamente (telex release) ou do tipo sea waybill.